Egy vállalkozó élete bonyolult lehet, megfelelő alkalmazások, applikációk és programok nélkül. Ezek azok az eszközök, amelyek nap mint nap kisegítenek minket a rengeteg feladatból, a projektek kusza hálóiból és az ügyfelekkel való megbeszélésekből. Habár a legtöbben lehet a jegyzetfüzetet, a határidőnaplót és a tollat szeretik leginkább, amely sok esetben elengedhetetlen, mégsem tudják felvenni a harcot, a követhetőséggel és azokkal a funkciókkal, amelyek akár órákat is spórolhatnak számunkra.
A következőben olyan szükségeszerű programokat tekintünk át, amelyekre egy vállalkozónak nap mint nap szüksége van. Könnyebbé teszik a munkánkat, és segítenek időt spórolni, a könnyű elérés segítségével, figyelmeztetnek a fontos határidőkre, és végső soron gyorsabban tudunk minőségibb munkát készíteni.
Habár a cím 10 alkalmazást említ, ezek a vállalkozás egyes szakaszaira szólnak, ilyen a számlázás, képszerkesztés, és a jegyzetelés. Viszont azon belül rengeteg választási lehetőségünk van, amelyeket most megismerhetsz ebben a cikkben.
Számlázó programok
Első toldunk lesz vállalkozóként a tökéletes számlázó programot kiválasztanunk, ha nem rendelkezünk fizikai bolttal, ahol árosítunk, akkor ez elegendő lesz számunkra. Fontos részletesen megvizsgálnunk ezeket, hiszen ha egyszer kiválasztottuk, nehéz lesz váltanunk az internet adta gyorsaság ellenére. Mióta eltörölték a fizikai számlákat, azóta minden vállalkozónak szüksége van rá.
Fontos tudnunk, hogy ha kiválasztunk egy adott alkalmazást, vagy programot, azt a NAV felé is be kell jelentenünk. Ezzel kapcsolatban egyeztessünk a könyvelőnkkel.
Billingo
Magyarország egyik legkedveltebb számlázó alkalmazása a Billingo, amelyet teljesen ingyenes kezdhetünk el használni. Rengeteg funkciót találunk benne, akár kiadásainkat is vezethetjük, összeköthetjük webshoppunkkal és teljes mértékben egy online felületen tudjuk ezt elvégezni. Nem szükséges semmit letöltenünk, és applikáció formájában is használhatjuk.
A Billingo e-számla létrehozására is képes, így digitálisan, a számlák kinyomtatása nélkül is küldhetjük ezeket. Közvetlenül, emailben egy link segítségével is letöltheti az ügyfél a számlát, így nyomon követhetjük.
Az utóbbi időben szélesíti a palettáját a platform, így már pályázati programok követésére is van lehetőségünk, és további funkciókkal is bővülni fog.
Szamlazz.hu
A versenytárs ezen a piacon a Szamlazz.hu, pontosítani nem fogunk, hogy melyik áll az első helyen, de nem is erről szól ez a cikk, hanem arról, hogy melyik eszköz válik be számunkra a leginkább. Ez az eszköz is hasonló tulajdonsággal rendelkezik, mint a Billingo, és ebben az esetben is elérhető az ingyenes verzió.
Ezek a választások a legjobbak egy kezdő egyéni vállalkozó számára. Az előfizetések kiválasztása, pedig leginkább mindenkinek az adott igényeinek megfelelően kell történnie.
Hasonlóan, itt is már növekednek a különböző lehetőségek, többféle külső szolgáltatás a számlázó programon belül. Applikáció és egy mobil nyugtanyomtató segítségével, teljes mobilitás mellett működhet a vállalkozásunk.
Programok
Azok akik inkább egy számítógépes programot választanának a számlázásra, azok számára is van bőven választás. Az egyik legnagyobb előnye ennek a változatnak, hogy teljesen offline is tudunk számlákat létrehozni.
Jó választás lehet programok terén:
Néhány esetben, szükséges megvásárolnunk a programot a számlázáshoz, azonban általában ez egyszeri vásárlást jelent.
Habár van rá lehetőségünk, mégis az átutalás vagy fizetés és a számla kiállítása között maximum 8 nap telhet el. Tovább egy napon belül be kell jelentenünk az 500.000 Ft-ot meghaladó számlát a NAV Online rendszerében. Az 500.000Ft-nál kevesebb számlák esetében 4 napunk van erre a folyamatra. Továbbiakban itt olvashatsz erről.
Irodai programok
Nap mint nap használjuk ezeket, szövegszerkesztés, prezentációk minden mennyiségben, és táblák az üzleti célok rögzítésére. Noha mindenki a Microsoft termékeit használja, mégis léteznek alternatívák, amelyeket teljesen ingyenesen használhatunk és majdnem ugyanazokkal a funkciókkal vannak ellátva.
Microsoft Office
Terméteszetesen az első program, amelyet megemlítünk az a Microsoft. A Word, Powerpoint, Excel mind zászlóshajók a szakmában, és sztenderdként működnek, nem csak a cégek, és egyéni vállalkozók életében, de minden munkahelyen is.
Az utóbbi időben, egyre inkább az a tendencia, hogy a Google termékei, a Docs, Sheets, Slides, amelyek úgy látszik átveszik majd az irányítást, de leginkább megingathatják a Microsoft töretlen vezetését. Az egybeépített ökoszisztéma, a Drive segítségével, közvetlenül menthetjük tárhelyünkre a tartalmainkat. Google Workspace előfizetéssel, pedig jócskán megnövekedik ez a tárhelyünk 15GB-ról, felhasználónként 50GB-ra. Így bőven lesz elég helyünk a tartalmainknak.
Az egyik legnagyobb előnye, hogy teljesen online tudjuk ezeket a dokumentumokat szerkeszteni, sőt ha véletlen offline módba kerülnénk, elmegy az internet, akkor a Chrome böngésző segítségével, ugyanúgy folytathatjuk a munkát, bármilyen probléma nélkül.
Egy jó választást jelent mindenki számára, nem csak a dokumentumok miatt, de a kezelésük, elérhetőségük miatt is.
Open Office
Ha valaki a programokot preferálja, akkor a fent leírt Open Office egy jó választás. Szinte teljes mértékben a Microsoft felületét kapjuk meg, azonban teljesen ingyenesen.
Érdemes megemlítetnünk még a Libre Office-t is, ami hasonló elven érhetünk el és használhatunk.
Jegyzet programok
Google Keep
Ha már ismerőseka vagyunk a Google világában, használjuk folyamatosan az eszközeit, akkor a Keep egy hasznos program lesz számunkra. Az alkalmazás elérhető a Google Naptárban is, így nem kell messzire mennünk, ha fel szeretnénk gyorsan vezetni egy gondolatot.
Notion
A mostani alkalmazás, olyan egyszerűve tett a jegyzetelést, hogy öröm dolgozni, úgy fogjuk érezni, hogy minden fel kell vinnünk. Könnyen dolgozhatunk a munkatársakkal, aloldalakat hozhatunk létre az aloldalainkban, így tudjuk strukturálni a gondolatainkat is. Teljesen ingyenesen használhatjuk az alkalmazást, és a telefonunkon keresztül is elérjük.
Úgy gondolhatjuk, hogy egy Word dokumentum, vagy egy Google Docs is könnyen elvégzi ugyanezt a feladatot, azonban gyorsan ott találhatjuk magunkat, hogy elveszünk a dokumentumok rengetegében.
Naptár programok
Hol lennénk nélkülük? Honnan tudnánk, hogy hova kell mennünk a következő pillanatban, vagy éppen milyen feladatot kell elvégeznünk.
Google Calendar
Egyértelmű választás a legtöbb ember számára. Pillanatok alatt váltogathatunk a telefonos nézetből az asztali nézetbe. Összeköthetjük számítógépünkkel, így a megnyitása nélkül is kapni fogjuk az értesítéseket. Meghívókat küldhetünk más felhasználók számára is. Ismétlődő eseményeket is felvihetünk, illetve majd a teendő programok esetében látni fogjuk, hogy egyszerre tudjuk működtetni a Google Task alkalmazásával is.
Beépített Naptár
Legyünk Windowsosok vagy Macesek, mindkettő rendszer esetében már rendelkezünk egy beépített naptárral, habár az Apple esetében ezt már egyújabb szinten kezelhetjük. A Windows a saját termékcsaládjának összekötésére képes, tehát vagy az Outlookban vezetett naptárat tudjuk összekapcsolni, vagy használhatjuk külön az operációs rendszer naptárját.
Az Apple esetében, viszont telefonunk segítségével használhatjuk ezt, pillanatok alatt, még az összekötéssel sem kell sokat bajlódnunk, nem úgy mint a Windows esetében.
Fizikai naptár
Habár ez a cikk az alkalmazásokról szól, a naptár még is egy olyan dolog, amit jó ha áttudunk lapozni, és kézzel megfogni. Ezért valószínűleg soha nem fognak kimenni a divatból a fizikai naptárak, a jegyzetfüzetekkel egyetemben.
Képszerkesztő programok
Egy vállalkozónak egyben marketingesnek is kell lennie, fel kell építenie a márkáját, ha éppen nem bízza egy szakemberre. Így a közösségi felületkre, Facebookra, Instagramra és a többi felületre is mi magunknak kell posztolni. Ehhez pedig szükségünk lesz egy képszerkesztő programra is, amellyel pillanatok alatt tudjuk elkészíteni a posztokhoz a kreatívokat.
Canva
Az egyik legismertebb és legegyszerűbben használható, mégis funkcionalitásában tökéletes alkalmazás a Canva. Pillanatok alatt tudunk összedobni egy kreatívot, megalkotni egy borítóképet, vagy a hirdetésünkhöz létrehozni a videót. Ha szeretnéd megtanulni a használatát és az előbb leírtakat elkészíteni ez a könyv a segítségedre lesz.
GIMP
Azok számára, akik inkább egy program segítségével készítenék el ezeket a képeket, egy jó megoldást jelent a GIMP, amely egyben teljesen ingyenes is. Egy jó képszerkesztő programhoz híven, rengeteg ecsetet, mintát és főleg specifikus beállításokat találunk, kontraszt, színhőmérséklet, és mélységek. Előre bekészített sablonok és minták hiányában nekünk kell majd az internetről bevadászni őket. De a saját dizájnunk megalkotása után, pillanatok alatt fogjuk a továbbiakban elkészíteni a kreatívokat
További képszerkesztő programok ezen az oldalon találhatóak.
Teendő programok
Google Tasks
Nem kifejezetten a részletes Teendőkre, illetve a nyomonkövetésre épül a program, azonban a könnyű elérhetősége miatt egy jó választás lehet azok számára, akik személyesen szeretnék felírni vállalkozásuk apró-cseplő dolgait, két megbeszélés között. Az alkalmazás külön felületett nem kapott, habár egy Chrome bővítmény segítségével külön oldalt szentelhetünk neki. Viszont elérhető a Google naptárjában, így azonnal tudjuk rögzíteni a feladatainkat. Telefonos applikáció is elérhető, így út közben is szem előtt tarthatjuk a napi teendőket.
Microsoft OneNote
A Microsoft keretrendszer, az Office már sokak számára ismerős, azonban ez a program már nem biztos. Feltétlen hasznos, ha a munkatársakkal közösen, egy helyen szeretnénk vezetni a feladatokat és teendőket.
Any.do
Leginkább azok számára lesz megfelelő ez az applikáció, akik telefonnal a kézben töltik az egész napot. Az alkalmazás ötvözete, az egyszerű listáknak, a könnyű követhetőségnek és egyben egy naptárat is kapunk, az eseményeinknek. Tehát nem csak egy teendő kezelő alkalmazásról van szó, hanem itt is egy komplett rendszert kapunk.
Az egyik kiemelkedő funkciója a napi tervező, amelynek a segítségével előző nap, vagy a reggel folyamán lépésről lépésre vezet minket a feladatok megtervezésében.
Projektmenedzsment programok
Könnyen kinőheti a vállalkozásunk a szimpla teendő alkalmazásokat, és gyorsan rászorulhatunk a project management eszközökre. Egyéni vállalkozóként is egyszerűbb lesz az életünk, ha a különböző ügyfelek projektjeit egy ilyen eszközben tároljuk, ahol akár betekintést is engedhetünk számukra a jelenlegi folyamatba.
ClickUp
Jelenleg az egyik legfelkapottabb program a ClickUp, amely lényegében az összes programunk leváltására alkalmas lehet. Legyen szó tárhelyről, szövegszerkesztésről, prezentációról, teendőkről, jegyzetekről. Mindent egy helyen vezethetünk, és egy oldalon érhetünk el. Egy dashboardot, induló felületet is kapunk, ahol követhetünk minden fontos eseményt, teendőt, és a projektek állását is.
Jira
A Jira jól ismert a fejlesztői körökben, ahol könnyen összeköthető a GitHub és még számos külső programmal is. Az egyik legjobb választás fejlesztők számára.
Asana
Kreatív vállalkozó vagy, egy héten akár 5 ügyféllel is dolgozol egyszerre? Akkor az Asana-t neked találták ki. A Jira-t megalkotó cég az Atlassian kezeli ezt az eszközt is, azonban sokkal inkább a közös munkára és az ügyfelenkénti projektekre fókuszál.
Trello
Az egyik legegyszerűbb, habár a jelenlegi fejlesztéseknek köszönhetően, méginkább széles körű alkalmazás. Kártyákat hozhatunk létre, amelyek mindegyik egy-egy nagyobb feladatot tartalmaz. A kártyákon belül létrehozhatunk részfeladatokat, leírásokat adhatunk hozzá, kommentelhetünk, és még megannyi lehetőségünk van minél inkább részletesen meghatározni egy-egy teendőt. Oszlopokba rakhatjuk ezeket a kártyákat, így elkülöníthetjük a vállalkozásunk egy-egy szekcióját, pl. marketing és sales.
Microsoft Excel – Google Sheets
Akik az Excel táblákat szeretik a leginkább, azoknak egy (elég nehéz), de alternatívát jelenthet. A programot átalakíthatjuk, olyan formában, hogy a projekt ütemtervét a programban tudjuk vezetni, egyszerű cellaszínezéssel és sorok, oszlopok segítségével.
Összegzés
A kiválasztás egyik legjobb módja a tesztelés, és az azonnali alkalmazása, de ezt vállalkozóként valószínűleg már nem kell bemutatni. Hozzunk létre egy ökoszisztémát, és állítsunk fel egy rendszert, amiben tudjuk, hogy mely esetben, melyik eszközhöz kell nyúlnunk, és ragaszkodjunk hozzá. Szükséges váltanunk, ha egy-egy programot már kínőttünk, vagy nem rendelkezik azzal a funkciónalitással, amely számunkra már elengedhetetlen.
Azonban minél többet használjuk ezeket, annál inkább rájövünk, a gyors megoldásokra, a kombinációkra, és a kezelhetőségükre.